Današnje poslovno okolje s številnimi hitrimi spremembami in veliko mero negotovosti od nas zahteva tudi davek, ki mu rečemo stres. O stresu in njegovih negativnih posledicah se veliko govori, napisanih je mnogo knjig in obstaja mnogo rešitev za (boljše) obvladovanje stresa. V tem prispevku pa želim na vsakdanji stres pogledati z vidika aktivnosti in učinkovitosti v korelaciji do uvajanja sprememb. Če smo zelo aktivni, ne pomeni tudi, da smo zelo učinkoviti.

Aktivnost vs učinkovitost

Pogosto nam aktivnosti zameglijo učinkovitost. Imamo ogromno dela, stalno nam zmanjkuje časa in lovime roke, ves čas imamo občutek, da je okoli nas kaos, o nalogah, ki jih moramo opraviti, pa redno razmišljamo (in delamo) tudi izven delovnega časa… V takšnih situacijah je uvedba sprememb in prilagajanje zelo oteženo in so spremembe vzrok še večjega stresa, pogosto brez pravih učinkov.

V organizacijah takšno stanje pogosto utemeljujejo s tem, da je njihova narava posla pač takšna, da od ljudi zahteva veliko pripravljenosti, prilagajanja, improvizacije in da se je intenziteta dela v zadnjih letih močno povečala. Zaposleni imajo občutek, da vodstvo vedno bolj pritiska na njih, kar se odraža v več živčnosti, nepotrpežljivosti, razdražljivosti, številu konfliktov in splošnemu nezadovoljstvu. Vodstvo poskuša dvigniti dobičkonosnost podjetja, a le malokatera iniciativa najde prostor v njihovih polnih urnikih. Do korenitih sprememb ne pride.

Ko pogledamo bilance in dogodke, ki so se zgodili v zadnjih letih, bi pričakovali, da so se prihodki vsaj podvojili, če ne potrojili. A tu pogosto pridemo do zanimivega neskladja: bilanca, število zaposlenih, širjenje na nove trge, lansiranje novih produktov….vse to se seveda dogaja, a daleč od obsega, ki bi ga pričakovali glede na zaznano povečanje stresa.

Kaj se torej dogaja?

V strokovni literaturi temu rečemo lažni občutek za nujnost*. V najožji definiciji gre za zamenjavo aktivnosti za učinkovitost. Bistvena razlika med ‘lažnim’ in ‘pravim’ občutkom za nujnost pa se kaže v:

  • Resnični občutek za nujnost je posledica notranje motivacije in notranje odločnosti, da naredimo, kar je potrebno narediti. S pravim občutkom za nujnost ljudje poskušajo skupaj doseči nekaj pomembnega, korak za korakom, brez da bi to bilo pogojeno s hudim tempom, s katerim bomo končali na kardio oddelku. Gre za notranjo zavzetost, da zmagamo in ne za strah, da izgubimo. To vodi v proaktivnost in pozornost na stvari tako znotraj kot zunaj organizacije – to nam pa omogoča hitreje zaznati priložnosti in prežeče nevarnosti.  Zaposleni ukrepajo takoj in ne, ko se jim v urniku sprosti kakšna ura časa. Potrudijo se poiskati informacije takoj, ko jih potrebujejo in ne čakajo na naslednji sestanek. Pravi občutek za nujnost je pozitiven element delovanja, z močnim fokusom. Ljudje se vedno manj ukvarjajo z nepomembnimi zadevami, kar avtomatično zmanjša število nalog in s tem tudi povezanega stresa.
  • Zaposleni niso pod stresom zaradi prevelike količine dela, ampak se le ta pojavi, ker se soočajo s pomembnimi zadevami in ker velikokrat ne bodo vedeli, kako se bo zadeva izšla. Vložiti morajo več mentalnega napora, zato to lahko povzroči dodaten stres. Seveda, nekaj operativnih nalog bo vedno treba opravljati in nima smisla, da poskušamo najti toplo vodo pri zadevah, ki morajo biti opravljene in smo jih že zoptimizirali. Le vsake toliko časa preglejte smiselnost teh nalog – ali so še smiselne glede na premike na trgu, glede na zahteve kupcev, glede na sedanjo in pričakovano rast podjetja.

Najbrž se stresu ne moremo povsem izogniti in tudi ni vsak stres slab. Bolj pomembno je vprašanje, ali so zaposleni preobremenjeni zaradi kopice operativnih nalog, ki jih delajo zato, ker jih pač delajo že X let in jih delajo na način, ki je v njihovi coni udobja. Žene jih prepolna ‘to do lista’ nalog. Vsakič, ko končajo neko nalogo, občutijo rahel občutek zadovoljstva. Potem pa jih že čaka nova naloga.

Na drugi strani pa imamo zaposlene, ki so obremenjeni zato, ker rešujejo kompleksne izzive, ker se ubadajo s tem, kako bi izboljšali izdelke, marketing, prodajo, ne glede na položaj v podjetju in ideje dejansko spravljajo v prakso. Žene jih resnična želja po izboljšavah in dolgoročnem uspehu. Po vsakem uspešno zaključenem projektu začutijo močan občutek zadovoljstva, ki je podkrepljen tudi s priznanjem drugih. Stres se bo pojavljal v vsakem primeru. Le nagrade tako za posameznika kot za organizacijo bodo drugačne.

Kako pa je s tem pri vas?

Spodaj je nekaj vprašanj, ki vam lahko pomagajo pri identifikaciji lažnega občutka za nujnost:

  • Ali so zaposleni znotraj delovnega časa zelo zaposleni in stalno hitijo (število nadur ni nujno visoko)?
  • Ali so zaposleni mnenja, da vodstvo pritiska nanje (vedno bolj)?
  • Ali se pojavlja sindrom »vrtičkanja«?
  • Ali se v podjetju odvijajo sestanki o izboljšavah, a se po sestanku nič ne zgodi ali pa zelo malo?
  • Ali so za večino težav krivi drugi oddelki ali vodstvo?
  • Ali se diskusije v podjetju vrtijo okoli internih zadev in manj okoli kupcev, novih tehnologij, konkurence ipd?
  • Ali se pretekli neuspehi uporabljajo za izgovor »kako se nekaj ne da« namesto »kaj smo se naučili«?
  • Ali se z veliko pomembnimi projekti in iniciativami zamuja, so izvršeni z nižjo kvaliteto in večjimi stroški?

Če ste na nekaj vprašanj odgovorili z DA, potem je verjetno čas za prevetritev procesov, odnosov, povezav in vodstvenih veščin.

Bodite torej pozorni na znake. Namreč, kljub temu, da so znaki dokaj jasno vidni, pa v večini organizacijah podcenujejo pomembnost pravega občutka za nujnost. V kolikor v podjetju vlada pravi občutek za nujnost, so aktivnosti, ki se izvajajo, dobro premišljene, odzivi hitri, usmerjeni na trg. Rutinska opravila so redno revidirana. Ugotavlja se njihova upravičenost in možnost optimizacije. Vse, kar ni nujno potrebno za uspeh podjetja, se eliminira, s tem pa tudi zmanjša stres zaradi preobsežnosti dela.

Pravi občutek za nujnost je redek, a tako zelo potreben v okolju, v katerem delamo posel danes. Le redko se pojavi sam od sebe, saj smo ljudje veliko bolj nagnjeni k vzdrževanju poznane rutine. Ni le stvar vodstva, ampak ga oblikujejo vsi zaposleni (ali vsaj zadostno število zaposlenih). Lažni občutek za nujnost se v določeni meri pojavlja v vseh podjetjih. Tako v mojem, vašem, tako tudi v podjetju konkrenta. Vprašanje je le, kdo ga bo prej prepoznal in ustrezno ukrepal.

*Vir: Kotter, John P. (2008) A Sense of Urgency, HBR Press

Avtor: Brigita Tomas

Delite prispevek

Se vam zdijo prispevki koristni in vredni branja?

Izpolnite obrazec in obvestila vas bom o novih zapisih.