• Preko 60% sestankov je slabo pripravljenih in slabo vodenih.
  • Le cca 50% časa na sestanku je namenjeno temi, za katero je bil sestanek dejansko sklican. Ves ostali čas gre za neplanirane, neproduktivne diskusije.
  • Kar 70% ljudi ocenjuje, da so sestanki potrata časa.
    (VIR: Doodle – The State of Meetings)

Glede na te številke zlahka razumemo, zakaj imajo sestanki tako slab sloves. Neučinkoviti sestanki trajajo predolgo, vključujejo preveč ljudi in se zaključijo brez konkretnih dogovorov. S prehodom na delo od doma pa se je število sestankov marsikje še povečalo.

Pa kljub temu brez sestankov ne gre, so del delovnih procesov in so pravzaprav lahko zelo koristni. Učinkoviti sestanki so vir dobrih odločitev, izmenjave mnenj in znanj, povezovanja in motivacije. Le pravilno se jih moramo lotiti.

Z upoštevanjem ključnih smernic za učinkovito vodenje sestankov jim lahko vrnemo smisel in funkcijo, ki jim je v osnovi namenjena.

Po delavnici boste znali:

  • Oceniti, ali je sestanek sploh potreben in koga zares povabiti.

  • Pripraviti učinkovito in realistično agendo.

  • Voditi skupinski pogovor in odločanje.

  • Dati vsakemu udeležencu priložnost prispevati k sestanku.

  • Preprečiti, da bi ljudje s svojim vedenjem uničili sestanek oz. diskusijo.

  • Spodbuditi kreativnost in razpravo, kadar je to potrebno.

  • Ustaviti teme, ki niso predmet sestanka.

  • Se dejansko kaj dogovoriti, ne le diskutirati v nedogled.

  • Bolje izkoristiti online orodja.

  • Napisati ustrezen in učinkovit zapisnik sestanka.

  • Poskrbeti, da se dogovori in zaveze s sestanka tudi naredijo.

Predstavitev delavnice

Predstavitev delavnice

Ključen cilj delavnice je, da prenehate biti ‘žrtve’ nekoristnih sestankov in se naučite, kako voditi in sodelovati na sestankih, ki zares predstavljajo dodano vrednost vsem udeležencem in organizaciji.


*

Vodenje sestankov

Vsebina delavnice

Na delavnici pogledamo, na kaj moramo biti pozorni v vseh fazah sestanka (pred, med in po sestanku), da bo le ta v celoti učinkovit – ne glede na to, ali se dogaja v živo, online ali hibridno.

Dobršen del časa namenimo tudi oviram in ‘motečim’ udeležencem ter kako jih uspešno obvladovati.

V zadnjem delu delavnice naredimo tudi konkretno simulacijo sestanka, preko katere udeleženci takoj preizkusijo znanja in orodja, ki so jih prejeli.

1. UVOD

Zakaj je toliko sestankov neučinkovitih in koliko nas to stane?

Vrste sestankov in specifike vodenja le teh:

  • Strateški, operativni, follow up sestanki…
  • Delovni, informativni, kreativni, krizni…
  • Virtualni in osebni sestanki.
  • Vodstveni, timski, srečanje vseh zaposlenih…
  • Mednarodni.
  • Kratki, dolgi, celodnevni…
  • Smiselni in nesmiselni…

Kaj narediti in na kaj biti pozorni:

  • PRED sestankom:
    • Namen in cilj sestanka.
    • Agenda sestanka.
    • Struktura sestanka.
    • Udeleženci in vloge na sestanku.
    • Lokacija in drugi ‘detajli’.
  • MED sestankom:
    • Kako narediti uvod?
    • Kako voditi diskusijo in odločanje?
    • Nadzor nad časom na sestanku.
    • Kako narediti učinkovit zaključek sestanka?
    • Specifike online in hibridnih sestankov.
  • PO sestanku:
    • Ključne smernice za dober zapisnik.
    • Evalvacija sestanka.

  • Kaj narediti, ko se ‘zataknemo’ in sestanek zaide v slepo ulico?
  • Kaj pa, ko pogovor iztiri in se razvije napeta debata?
  • Kako ostati pri rdeči niti sestanka, a hkrati dopuščati določeno mero fleksibilnosti?
  • Kako opraviti z motnjami in ‘težavnimi’ udeleženci?
  • Kako ustaviti nekoristne diskusije in druga vedenja določenih udeležencev, ki ne prispevajo k uspešnosti sestanka?
  • Kaj pa storiti, kadar ste udeleženec slabo vodenega sestanka in bi želeli, da sestanek postane bolj učinkovit?

[Opcijsko] Izdelamo interni kodeks odličnih sestankov  – smernice, ki nas na vsakem sestanku spomnijo na bistveno in predstavljajo seznam obljub, ki se jih kot tim zavežemo spoštovati. S pomočjo kodeksa bodo učinkoviti sestanki postali del kulture podjetja in ne bo več dolgih, dolgočasnih, neproduktivnih in nesmiselnih sestankov.

INFO KOTIČEK

Trajanje delavnice: 6 ur oz. po dogovoru.

Udeleženci prejmejo tudi gradivo s povzetki in ključnimi poudarki.

Možnosti izvedbe: Delavnico lahko izvedemo v živo ali online.

Pišite nam za interno izvedbo v vaši organizaciji.

Celotna delavnica je zelo praktično naravnana, s konkretnimi napotki, kaj storiti za večjo učinkovitost sestankov. Na delavnici boste prejeli tudi checkliste in predloge (primeri agend, zapisnikov…), ki vam bodo pomagale ustvariti kulturo spoštovanja časa na sestankih.

Pišite nam!

Skupaj se bomo usedli in skovali načrt izobraževanj.