Pred nekaj dnevi sem se na poslovni konferenci pogovarjala z direktorjem podjetja z 250 zaposlenimi, ki se ukvarja s predelavo plastičnih mas. Recimo mu Plastko d.o.o. Ko sem mu povedala, da se ukvarjam z managementom sprememb, se je na njegovem obrazu izrisal izraz čudenja in ‘nevemkajnajrečem’. Med pokroviteljskim kimanjem je izustil »Zanimivo.«

Pa nisva ostala le pri tem, pogovor sem nadaljevala z nekaj vprašanji:

• »Ali kdaj uvajate kakšne spremembe v vašem podjetju?«

»Seveda, ves čas se kaj dogaja….«

• »Pa pri tem kdaj naletite na kakšno težavo, oviro?«

»Ja, seveda, saj veste kako je v poslu….«

• »Kdaj ste nazadnje uvajali kaj večjega?«

          »Ravno zdaj smo sredi prenove IT sistema.«

• »Pa ste naleteli na kakšne težave? Gre vse gladko?«

»Se hecate?! Pol leta zamujamo z uvedbo. Provider sistema nam vsak dodatni mesec zaračuna. Za implementacijo potrebujejo input z naše strani. Za prenos podatkov morajo le ti biti v pravi obliki, kar zahteva kar nekaj časa, da naši zaposleni pripravijo….Večina zaposlenih zdaj dela dvojne evidence, saj kot pravijo, je nov sistem »čuden«. IT oddelek, ki je odgovoren za uvedbo, pravi, da so ženske v računovodstvu trde in ne razumejo programa. Prodaja še vedno uporablja excel tabele, ker se nima časa ukvarjati z novim programom – oni prinašajo denar v podjetje in se nimajo časa ukvarjati z vsemi neumnostmi. Odprema ima dvojno evidenco zalog in je zadnjič pomembni stranki obljubila robo, ki je sploh ni bilo na zalogi. Jaz sem moral klicati njihovega direktorja in se mu opravičiti!! Po vrhu vsega pa vsi samo valijo krivdo en na drugega!!«

• »Bi znali oceniti, koliko vas je vse to stalo več od prvotno planiranega stroška?«

          »Če seštejem vse mesece zamude, ure dela ITjevcev….bi rekel da smo že na nekaj  10.000 eur.«

Gospod se je vidno razburil. Ko sem ga vprašala, kaj je po njegovem mnenju največji problem za to situacijo, ali imajo te težave kakšen skupen imenovalec?

»Jah, več ali manj  ljudje….«

• »In kaj bi vam pomenilo, če bi vam nekdo že vnaprej povedal, da bo do teh težav po vsej verjetnosti prišlo in vam dal sistem, napotke in orodja, kako se jim izogniti?«

»Huh, ne morete si mislit…«

No, to je management sprememb. Sistem, kako vpeljati spremembe, kako obvladovati človeško plat sprememb, da se izognemo večini težav, ki ste jih opisali.

Z gospodom sva se dogovorila za sestanek v njegovem podjetju že naslednji dan.

Vse težave, ki jih je gospod naštel, niso nič novega, pravzaprav so zelo pogoste.

Študija, ki so jo izvedli pri PricewaterhouseCoopers je pokazala, da le 2,5 % podjetij uspešno zaključi vse projekte. Druga študija, izvedena s strani Harvard Business Review pa razkriva podatke, da so stroški projektov v povprečju prekoračeni za 27%, čas uvedbe pa se v povprečju podaljša za kar 70%.

Večji kot je projekt oz. sprememba, večje zamude so. Večja kot je sprememba, bolj pomembna je za podjetje, za dolgoročen uspeh le tega. In večja kot je sprememba, več škode vam naredi zamuda in povišanje stroškov. Posledice pa niso vedno samo finančne. Vpliva tudi na moralo v podjetju, na delovno vnemo, zavzetost, odnos do strank, ugled podjetja. 

Zakaj takšna statistika oz. zakaj večina sprememb ne uspe?

Pri uvajanju sprememb se srečamo z več faktorji, ki vplivajo na uspešnost spremembe. Na eni strani imamo ‘organizacijske’ faktorje. To so procesi, postopki, pravila ipd. Na drugi strani pa imamo psihološke faktorje. Ti pa so čustvena vpletenost zaposlenih, njihova notranja motivacija, angažiranost, pripravljenost sodelovati ipd.

Ko pomislimo na vpeljavo novega IT sistema (ali katerokoli drugo spremembo), najprej  pomislimo na planiranje, določanje sredstev ter spremljanje izvedbe. Ti elementi so temeljni in neizbežni. Toda za uspešno izvedbo niso dovolj, kar dokazujejo tudi zgornje številke in tipičen primer gospoda iz Plastkota.

Odstotek uspešno uvedenih projektov se ne zvišuje. In obstaja razlog za to. Ljudje smo čustvena bitja in projekti sprememb pogosto padejo v vodo, ker je podjetje preveč osredotočeno na organizacijske faktorje, zanemarja pa psihološko in čustveno plat zaposlenih.

Zato je ključno, da projektno vodenje nadgradimo z vodenjem sprememb, ki pomeni vključevanje človeške plati projekta. Neangažiranost zaposlenih in / ali ključnih deležnikov lahko povzroči propad projekta in povečanje stroškov, toda z uporabo orodij vodenja sprememb povečamo verjetnost uspeha. Z ustreznim vodenjem sprememb namreč pridobimo višjo čustveno vpletenost in angažiranost ljudi, ki vodi k večji zavezanosti za uspeh, le to pa v željene rezultate.

In namesto, da se stroški projekta zaradi zamud, popravljanja in naknadnega usklajevanja povišajo za 10.000, 20.000, 100.000… boste ostali v planiram budgetu (ali vsaj zelo blizu tega).

Avtor: Brigita Tomas